Deze 'Privacy Policy' regelt hoe Xpo Group (waaronder haar dochtervennootschappen vallen - de lijst van dochtervennootschappen vindt u hier, hierna algemeen genoemd "Xpo Group") persoonsgegevens verzamelt, gebruikt en bewaart die betrekking hebben op haar professionele klanten en bezoekers van beurzen, evenementen en activiteiten georganiseerd door en/of Xpo Group dan wel haar dochtervennootschappen.
Wij nodigen u uit om deze Privacy Policy zorgvuldig te lezen zodat u het beleid van Xpo Group op dit gebied kent en daarnaast op de hoogte bent van uw eigen rechten ten opzichte van Xpo Group met betrekking tot uw persoonsgegevens. Dit privacybeleid geldt zowel voor de gegevens verzameld door Xpo Group als verzameld door haar dochtervennootschappen.
De Privacy Policy wordt geregeld bijgewerkt. De meest recente versie van de verklaring is beschikbaar op de website (zijnde www.kortrijkxpo.com, hierna de “Website”) en alle websites van de beurzen georganiseerd door Kortrijk XPO. De Website en de afzonderlijke websites van de beurzen worden hierna gezamenlijk de “Websites” genoemd. Wij zullen u op de hoogte brengen via de gebruikelijke communicatiekanalen indien er belangrijke wijzigingen zijn aangebracht.
Door gebruik van onze Website en/of een van onze diensten (met inbegrip van, inschrijven op beurzen, het ontvangen van nieuwsbrieven al dan niet gerelateerd aan de beurzen) verklaart u zich akkoord met deze Privacy Policy en onze Algemene Voorwaarden. Hierdoor ontstaat er een contractuele relatie tussen u, als klant en Kortrijk Xpo, die u te allen tijde kan beëindigen door een van uw rechten uit te oefenen (artikel 5 hieronder).
Artikel 1 – Algemeen
1.1. Bij de verwerking van uw persoonsgegevens leeft Xpo Group de wettelijke voorschriften na, momenteel de Europese verordening nr. 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de gegevensbescherming (beter bekend als ‘GDPR’of ‘AVG’) of enig ander wetgevingsbesluit die deze wijzigt.
1.2. De verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens is Xpo Group. Dit houdt in dat u eventuele verzoeken voor de uitoefening van uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens tot Xpo Group moet richten.
Artikel 2 – Persoonsgegevens die u ons meedeelt
- Uw IP-adres bij gebruik van onze Websites en bij het inloggen op en gebruik van het (gratis) wifi-netwerk.
- Uw (professionele) identiteitsgegevens zoals naam, (professionele) e-mailadres en telefoonnummer wanneer u inlichtingen aanvraagt, u inschrijft op een nieuwsbrief of enige andere vorm van communicatie van Xpo Group wenst te ontvangen.
- Uw (professionele) gegevens, zoals naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer en profielvragen wanneer u zich registreert bij een van onze beurzen of een ticket hiervoor aankoopt. In dit laatste geval zijnde in het geval van een betalende beurs, moet u ook uw betalingsgegevens, zoals naam en rekeningnummer, opgeven bij het verrichten van betalingen.
- Indien van toepassing, de data verbonden aan de QR-code op uw toegangsticket of badge, zijnde voornaam, naam, telefoonnummer, (professioneel) adres, bedrijf, e-mailadres en profielvragen die worden verkregen tijdens de registratie. Deze gegevens worden al dan niet zichtbaar gemaakt op de badge of toegangsticket.
Artikel 3 – Doeleinden van de verwerking
3.1. Algemene doeleinden
Xpo Group zal de bij u vergaarde Persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden gebruiken: -
- Uw IP-adres gebruiken wij met het oog op het verzorgen en verbeteren van onze Website waarbij uw IP-adres kan worden opgenomen in anonieme statistieken. De rechtsgrond hiervoor zijn de legitieme belangen van Xpo Group om haar Websites voortdurend te kunnen verbeteren.
Uw IP-adres gebruiken wij voorts enkel wanneer u zich aanmeldt op ons wifi-netwerk voor het mogelijk maken van de wifi-verbinding. Uw IP-adres wordt door de wifi-provider verwerkt conform de door de wifi-provider aangegeven privacy policy. Xpo Group kan buiten hetgeen bepaald in deze Privacy Policy niet aansprakelijk worden gesteld voor een verwerking van uw persoonsgegevens door de desbetreffende wifi-provider.
Uw identiteitsgegevens worden enkel gebruikt en verwerkt in de context van het doorsturen van de communicatie waarop u heeft ingetekend. dan wel in de context van het tot stand brengen en het uitvoeren van de overeenkomst met als rechtsgrond de contractuele relatie tussen Xpo Group en u, als klant.
Uw identiteitsgegevens kunnen gebruikt worden om u toegang te verlenen tot het digitale platform via een persoonlijk account. Daar kan u netwerken en connecteren met exposanten en deelnemers van (online) events van Xpo Group. Uw gegevens worden enkel uitgewisseld met andere deelnemers met wie u zelf een connectie maakt of die u als bookmark aanduidt.
Binnen het digitale platform worden ook matchmakings georganiseerd volgens het thema van een bepaald (online) event, dit tussen de geïnteresseerden voor dat thema. Wanneer u deelneemt aan een event met machtmaking m.b.t. een bepaald thema worden uw gegevens beschikbaar gesteld aan alle deelnemers van de matchmaking in kwestie. De derde partijen die uw gegevens aldus bekomen zullen voor het overige (bewaartermijnen e.a.) het privacybeleid van Xpo Group respecteren en staan er voor in dat derden aan wie uw data worden meegedeeld in het kader van matchmaking dit ook zullen doen tenzij u rechtstreeks met deze derden andere afspraken zou maken.
Voor meer informatie over de dataverwerking en uw rechten, kan u terecht bij de privacy policy van het digitale platform: https://expoplatform.com/privacy-policy/
Uw betalingsgegevens zoals naam en rekeningnummer worden enkel gebruikt om de betalingen te faciliteren met als rechtsgrond de contractuele relatie tussen Xpo Group en u als klant. Deze gegevens worden enkel volledig zichtbaar verwerkt door de gereglementeerde payment provider waarmee Xpo Group samenwerkt. Xpo Group wordt enkel op de hoogte gehouden van het feit dat de betaling al dan niet succesvol is doorgekomen.
Uw betalingsgegevens worden door de payment provider verwerkt conform de door hun aangegeven privacy policy. Xpo Group kan buiten hetgeen bepaald in deze Privacy Policy niet aansprakelijk worden gesteld voor een verwerking van uw persoonsgegevens door de desbetreffende payment provider.
- Wanneer een QR-code wordt voorzien op uw toegangsticket en/of badge, kunnen de exposanten deze QR-code op hun standen inscannen en ontvangen zij de volgende gegevens van u: voornaam, naam, telefoonnummer, adres, bedrijf, e-mailadres en eventuele profielvragen (dit conform de policy aangegeven op uw toegangsticket en/of badge, hierna de “Badgepolicy”). Meer informatie hierover vindt u in deze Badgepolicy in artikel 9.
Uw data kan gebruikt worden in het kader van contact tracing voor Covid 19 naar aanleiding van uw bezoek en /of deelname aan een van onze events.
Om het zakelijk gebruik van onze website te meten, gebruiken wij de dienst Leadinfo uit Rotterdam. Deze dienst toont ons bedrijfsnamen en -adressen op basis van IP-adressen van onze bezoekers. Het IP-adres wordt hierbij niet opgenomen.
3.2. Direct marketing
Uw persoonlijke gegevens, dit zijn alle gegevens verzameld conform artikel 2 kunnen eveneens gebruikt worden voor doeleinden van direct marketing voor events en activiteiten georganiseerd door Xpo Group of haar dochtervennootschappen, en/of activiteiten of events georganiseerd in Xpo Group. Onder doeleinden van direct marketing worden o.m. begrepen het toezenden van promoties, informatie en nieuwsbrieven via e-mail of op andere wijze.
De rechtsgrond hiervoor is het gerechtvaardigd belang van Xpo Group, waarbij we de proportionaliteit zullen waarborgen.
Indien u reeds bent opgenomen in onze verzendlijst voor het ontvangen van marketingmateriaal in elektronische vorm, kan Xpo Group uw gegevens gebruiken voor het verzenden van direct marketing met betrekking tot Xpo Group, haar dochtervennootschappen en haar diensten.
Xpo Group en haar dochtervennootschappen zijn gerechtigd uw gegevens onderling uit te wisselen en te verwerken voor gebruik overeenkomst dit beleid. Xpo Group zal uw gegevens niet doorgeven aan derde partijen tenzij u daar expliciet (via opt-in) uw toestemming voor gaf en dit onverminderd de gegevens die uzelf aan exposanten/sponsors of andere derden overmaakt via het inscannen van uw QR code en dit overeenkomstig art. 9. Desgevallend zal Xpo Group gerechtigd zijn de gegevens die worden verzameld naar aanleiding van de organisatie van welbepaalde beurzen, activiteiten en/of evenementen kunnen delen met de partner(s) bij de welbepaalde beurs, activiteit en/of evenement. Alsdan zal dit uitdrukkelijk blijken uit het privacybeleid dat specifiek voor de welbepaalde beurs, activiteit of evenement wordt opgesteld.
Deze toestemming kan op elk moment worden ingetrokken, zonder motivering en gratis door bijvoorbeeld op de daartoe voorziene uitschrijflink te klikken, onderaan ieder promotioneel e-mailbericht. Je kan ook contact opnemen met Xpo Group via dpo@kortrijkxpo.com of via volgend adres: Doorniksesteenweg 216, 8500 Kortrijk.
U heeft te allen tijde het recht om u zich hiertegen te verzetten, zoals bepaald in artikel 5.3.
3.3. Doorgifte aan derden
3.3.1 U kan altijd de professionele persoonsgegevens (naam, voornaam, e-mailadres) doorgeven van een collega. Indien u dit doet, garandeert u ons hiervoor de toestemming te hebben bekomen van uw collega.
Uw persoonsgegevens kunnen aan ons worden doorgegeven door een collega. In dergelijk geval gaan wij er vanuit dat deze collega handelde op grond van uw toestemming.
3.3.2 Wanneer u zich registreert voor een van onze evenementen, kunnen uw gegevens door middel van het scannen van de QR-code op uw toegangsticket of badge door worden doorgegeven aan- en verwerkt door onze exposanten die over een VISIT CONNECT licentie beschikken. De rechtsgrond hiervoor is uw voorafgaande toestemming, de uitvoering van de overeenkomst en het feit dat u te allen tijde de keuze heeft om uw QR-code te laten inlezen.
3.3.3 Binnen het digitale platform kan u bedrijven en producten consulteren. Wanneer u producten en/of bedrijven markeert als favoriet of afspraken maakt met bedrijven/ personen, dan houdt dit in dat u uw toestemming verleent om uw data te delen met het desbetreffende bedrijf / persoon.
3.3.4 Mits uw expliciete toestemming (opt-in), is Xpo Group gerechtigd uw data te delen met volgende derden: exposanten en adverteerders die deelnemen aan (online) events van Xpo Group. Deze derden kunnen uw data gebruiken voor doeleinden van direct marketing (e-mail, telefonisch contact en briefwisseling) om met dat doel te worden verwerkt of verrijkt. Deze derden kunnen uw data vervolgens niet overdragen aan derden. Zij kunnen de data wel onderwerpen aan profilering en/of automatische besluitvorming. Deze derden zullen u, bij aankoop van data, informeren over de aankoop en u rechtstreekse contactgegevens voor de uitoefening van uw rechten meedelen. De derde partijen die uw gegevens aldus bekomen zullen voor het overige (bewaartermijnen e.a.) het privacybeleid van Xpo Group respecteren. Als u gebruik maakt van een registratielink van een exposant kan uw data gedeeld worden met de desbetreffende exposant.
U heeft te allen tijde het recht om zich hiertegen te verzetten of hierop uw andere rechten uit te oefenen, zoals bepaald in artikel 5.3.
3.4. Fotografie en camerabeelden
Xpo Group installeerde camera’s op de terreinen en in de hallen om de veiligheid tijdens events te garanderen. Deze camerabeelden zijn enkel opgenomen en worden enkel bekeken ifv toezicht en veiligheid.
Tijdens onze events kunnen fotografen foto’s en filmopnames maken van exposanten en bezoekers aanwezig op de beurs. Deze beelden worden gebruikt voor promotionele doeleinden tijdens en na het event. Door uw registratie als bezoeker en/of deelname als exposant gaat u ermee akkoord dat u mogelijks gefotografeerd of gefilmd wordt.
3.5. Wettelijke vereisten
In zeldzame gevallen kan het voorkomen dat Xpo Group uw persoonsgegevens moet onthullen als gevolg van een gerechtelijk bevel of om te voldoen aan dwingende wet- of regelgeving.
Xpo Group zal in alle redelijkheid pogen u van tevoren hierover te informeren, tenzij dit aan wettelijke beperkingen onderhevig is.
Artikel 4 – Duur van de verwerking
Uw persoonsgegevens zullen niet langer worden bewaard en verwerkt dan noodzakelijk is voor de verwezenlijking van de doeleinden waarvoor de gegevens worden verzameld
Uw IP-adres bij gebruik van één van onze Websites wordt gebruikt voor de duur van uw bezoek aan één van deze Websites. Uw IP-adres bij gebruik van het wifi-netwerk voor de duur van uw gebruik van het wifi-netwerk. Uw IP-adres wordt bij de wifi-provider enkel bijgehouden conform de wettelijk geregelde bewaringstermijnen.
- Uw identiteitsgegevens zoals naam, (professionele) e-mailadres en telefoonnummer worden bewaard voor de duur van de contractuele relatie.
- Eventuele betalingsgegevens worden bij de payment provider enkel bijgehouden conform de wettelijk geregelde bewaringstermijnen.
- De data gelinkt aan de QR-code op uw toegangsticket wordt door Kortijk Xpo bijgehouden voor de duur van de contractuele relatie. Wij verplichten de standhouders deze informatie conform de wetgeving bij te houden. Verder zullen de standhouders u dienen te informeren over de bepalingen opgenomen in hun respectievelijke privacy policy.
Nu bij het verstrekken van data, binnen of buiten een andere contractuele relatie, steeds toestemming wordt gegeven om data te gebruiken zoals voorzien onder art. 3 wordt begrepen onder de “duur van de contractuele relatie” de termijn die eindigt door intrekking van de toestemming conform art. 5.
Artikel 5 – Uw rechten
Onder de huidige wetgeving beschikt u over rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens. U kunt deze uitoefenen door Xpo Group te contacteren, per mail naar dpo@kortrijkxpo.com of per post naar Doorniksesteenweg 216, 8500 Kortrijk - met daarbij toegevoegd een kopie van uw identiteitskaart (enkel voorzijde van de kaart). Deze kopie wordt enkel gebruikt om u te kunnen identificeren en uw verzoek te authentificeren. Daarna worden de kopie en de gegevens die daarop betrekking hebben onmiddellijk en permanent verwijderd.
5.1. Recht van toegang en inzage
U kunt Xpo Group elk moment vragen: of zij uw persoonsgegevens verwerkt, voor welke doeleinden deze gegevens worden verwerkt, welke categorieën van gegevens worden verwerkt en aan wie zij worden meegedeeld.
5.2. Recht van verbetering, verwijdering en beperking
U heeft te allen tijde het recht Xpo Group te verzoeken uw persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of de verwerking ervan te beperken.
5.3. Recht van verzet
U heeft het recht om zich te verzetten tegen de verwerking van uw gegevens om ernstige en legitieme redenen.
Daarnaast heeft u steeds het recht om u te verzetten tegen het gebruik van persoonsgegevens voor doeleinden van direct marketing. In dergelijk geval hoeft u geen redenen op te geven.
Wanneer u zich uitschrijft voor een nieuwsbrief of enige andere vorm van direct marketing (door vb op een uitschrijflink te klikken), zal dit recht op verzet en bijhorende uitschrijving slechts effect hebben voor de beurs én de editie waarop de nieuwsbrief of ander vorm van direct marketing waarop u door uitschrijving reageert. .
Indien u zich wenst uit te schrijven voor alle nieuwsbrieven of alle vormen van direct marketing dan dient u dit te doen door de hierboven procedure te volgen en m.n. door een uitdrukkelijk verzoek te richten aan dpo@kortrijkxpo.com
5.4. Recht van vrije gegevensoverdracht
U heeft het recht om Xpo Group te vragen uw persoonsgegevens door te sturen naar uzelf of rechtstreeks naar een andere gegevensverwerkingsverantwoordelijke voor zover dit technisch mogelijk is.
5.5. Recht van intrekking van de toestemming
Wanneer de rechtsgrond van de verwerking uw voorafgaande toestemming is, heeft u het recht om deze in te trekken.
5.6. Automatische beslissingen en profiling
Uw persoonsgegevens kunnen worden onderworpen aan automatische beslissingen en profiling met het oog op matchmaking en persoonsgerichte publiciteit via zoekmachines (Google e.a.) en sociale media.
5.7 Recht om klacht in te dienen
U heeft het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit: Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, Tel +32 (0)2 274 48 00, mail: commission@privacycommission.be . Dit laat een voorziening voor een burgerlijke rechtbank onverlet.Indien u schade zou lijden als gevolg van de verwerking van uw persoonsgegevens, kunt u een vordering tot schadevergoeding instellen.
Artikel 6 – Veiligheid en vertrouwelijkheid
6.1. Wij hebben veiligheidsmaatregelen ontwikkeld die aangepast zijn op technisch en organisatorisch vlak, om de vernietiging, het verlies, de vervalsing, de wijziging, de niet-toegestane toegang of de kennisgeving per vergissing aan derden van Persoonsgegevens alsook elke andere niet toegestane verwerking van deze gegevens, te vermijden.
6.2. In geen geval kan Xpo Group dan ook aansprakelijk worden geacht voor enige directe of indirecte schade die voortvloeit uit een foutief of onrechtmatig gebruik door een derde van de Persoonsgegevens. U garandeert dat u op rechtmatige wijze de toestemming heeft bekomen van de mensen die op de door u ingestuurde of opgeladen afbeelding zijn opgenomen en dat u Xpo Group dan ook integraal schadeloos zal stellen en vrijwaren tegen elke aanspraak van een derde tegen Xpo Group wegens onrechtmatige verwerking van diens Persoonsgegevens.
6.3. U dient te allen tijde de veiligheidsvoorschriften na te leven, onder andere door elke niet toegestane toegang tot uw login te voorkomen. U bent dus als enige verantwoordelijk voor het gebruik dat wordt gemaakt vanaf de website van uw computer, IP-adres en van uw identificatiegegevens, alsook voor de vertrouwelijkheid ervan.
Artikel 7 – Toegang door derden
Teneinde uw persoonsgegevens te kunnen verwerken, verlenen wij toegang tot uw persoonsgegevens aan onze werknemers in de mate dat dit noodzakelijk is voor een van de omschreven doeleinden van verwerking.
Artikel 8 – Cookies
8.1. Wat zijn cookies?
Een “cookie” is een klein bestand uitgezonden door de server van smartphot en geplaatst op de harde schijf van uw computer. De inlichtingen opgeslagen op deze cookies kunnen enkel door ons gelezen worden en dit enkel gedurende de duur van het bezoek aan een van onze Websites.
8.2. Waarom gebruiken we cookies?
Onze Websites gebruiken cookies en gelijkaardige technologieën om jouw gebruikersvoorkeuren te onderscheiden van die van andere gebruikers van onze Websites. Dit helpt ons om u een betere gebruikerservaring te bieden wanneer u onze Websites bezoekt en laat ons ook toe onze Websites te optimaliseren.
Ten gevolge van recente wetswijzigingen worden alle websites die gericht zijn op bepaalde delen van de Europese Unie verplicht om uw toestemming te vragen voor het gebruik of opslaan van cookies en gelijkaardige technologieën op uw computers of mobiele apparaten. Deze Cookie Policy geeft je duidelijke en volledige informatie over de cookies die wij gebruiken en hun doel.
8.3. Soorten cookies:
Hoewel er verschillende soorten cookies bestaan, die zich onderscheiden qua functionaliteit, herkomst of bewaartermijn, maakt de wetgeving hoofdzakelijk een onderscheid tussen functionele of technisch noodzakelijke cookies enerzijds en alle andere cookies anderzijds. Onze Websites gebruikt uitsluitend volgende cookies:
Functionele cookies:
NAAM FUNCTIE Authenticatie cookies ‘Remember me’ dentificeren de gebruiker als hij is ingelogd User input cookies ‘Lifestyle Identifier’ Het onthouden van handelingen van de gebruiker op een website User interface customization cookies User interface customization cookies Wordt gebruikt om voorkeuren van de gebruiker te onthouden
Niet-functionele cookies:
NAAM FUNCTIE Tracking cookies Worden gebruikt om het surfgedrag van bezoekers vast te leggen Social plug-in tracking cookies Worden gebruikt om sociale-media modules aan te bieden op een website, zoals een Facebook like-knop, LinkedIn share-knop of de mogelijkheid een bericht te retweeten.
Voor cookies geplaatst door derde partijen (o.a. Google Analytics, Plus, Maps, Analytics, Adwords), Bing Search Marketing, Facebook verwijzen wij u graag naar de verklaringen die deze partijen op hun respectieve websites daarover geven. Let op: wij oefenen geen enkele invloed uit op de inhoud van die verklaringen, noch op de inhoud van de cookies van deze derde partijen: Google Analytics cookies.
8.4. Uw toestemming:
Bij uw eerste bezoek aan onze Websites wordt u gevraagd om onze cookies te aanvaarden mits goedkeuring van deze policy. U kunt te allen tijde de cookie-instellingen voor onze Websites wijzigen via de hyperlink onderaan onze Websites en aldus uw toestemming intrekken.
U kunt cookies weigeren of blokkeren door de configuratieparameters van uw navigatiesysteem te wijzigen. Het uitschakelen van cookies kan betekenen dat u van bepaalde functionaliteiten van de Websites geen gebruik kunt maken.
Voor wat betreft meer informatie over de cookies zelf, verwijzen wij u graag door naar de desbetreffende Websites omtrent deze cookies (zoals Google (policies.google.com/ technologies/cookies, …..).
Mocht u verder nog vragen of opmerkingen hebben met betrekking tot de verwerking van uw Persoonsgegevens, neem gerust contact met ons op, hetzij per e-mail naar dpo@kortrijkxpo.com of per post naar
Xpo Group
Doorniksesteenweg 216
8500 Kortrijk
Meer informatie over cookies vindt u tevens op: www.allaboutcookies.org
Meer informatie over online behavioural advertising en online privacy vindt u hier: http://www.youronlinechoices.eu/
Door uw badge te laten scannen gaat u ermee akkoord uw persoonlijke gegevens te delen met de betreffende exposant/sponsor. U gaat ermee akkoord dat uw gegevens worden doorgegeven – ook buiten de Europese Unie, zodat u info kan ontvangen over producten/diensten van de exposant die uw badge scant. U zult zich voor het overige vergewissen van het eigen privacybeleid van de betrokken exposant/sponsor die alleen verantwoordelijk is voor het gebruik en de verwerking van de gegevens die u hem via die weg hebt overgemaakt.
Tenslotte geeft u de beursorganisator de toestemming om uw persoonlijke data bij te houden in overeenstemming met zijn privacy policy (cfr www.kortrijkxpo.com ) zodat de beurs kan worden georganiseerd en een analyse van de bezoekersflow kan gebeuren met het oog op de voorbereiding en de verbetering van het beursconcept in de toekomst.
Deze Privacy Policy wordt beheerst, uitgelegd en uitgevoerd in overeenstemming met het Belgisch recht dat exclusief van toepassing is.De rechtbanken van Kortrijk en Gent zijn exclusief bevoegd om van elk geschil kennis te nemen dat zou voortvloeien uit de interpretatie of uitvoering van deze Privacy Policy.
